Permissions et Collaboration
Vous pouvez partager l'accès à vos collections avec d'autres utilisateurs, leur permettant de consulter ou de contribuer à votre collection. L'accès est accordé sous forme d'un ensemble de permissions individuelles que vous pouvez activer ou désactiver, et non en tant que rôle fixe unique.
Pourquoi accorder l'accès ?
- Permettez aux membres de votre famille de vous aider à cataloguer une collection partagée.
- Collaborez avec un partenaire sur un projet de collection commun.
- Donnez à un chercheur ou à un archiviste accès aux documents.
- Partagez une collection privée avec des personnes de confiance spécifiques sans la rendre publique.
Les Permissions
Les permissions sont organisées en groupes. Vous pouvez accorder n'importe quelle combinaison.
Objets
| Permission | Ce que cela permet |
|---|---|
| Créer des objets | Ajouter de nouveaux objets à la collection |
| Modifier des objets | Modifier des objets existants |
| Supprimer des objets | Déplacer les objets vers la corbeille |
| Voir les objets privés | Voir les objets marqués comme privés |
Corbeille
| Permission | Ce que cela permet |
|---|---|
| Voir la corbeille | Voir les objets supprimés |
| Restaurer des objets | Restaurer des objets à partir de la corbeille |
| Supprimer définitivement | Supprimer définitivement les objets (impossible à annuler) |
L'activation des permissions Restaurer des objets ou Supprimer définitivement active également la permission Voir la corbeille.
Collection
| Permission | Ce que cela permet |
|---|---|
| Gérer les champs | Ajouter, modifier ou supprimer des champs personnalisés |
| Gérer les paramètres | Modifier le nom, la description, la confidentialité et les images de la collection |
| Voir la collection privée | Accéder à la collection même lorsqu'elle est définie comme privée |
La suppression de la collection est réservée au propriétaire et ne peut jamais être accordée à d'autres.
Articles
| Permission | Ce que cela permet |
|---|---|
| Créer des articles | Rédiger des articles dans la collection |
| Supprimer des articles | Supprimer des articles |
| Voir les articles privés | Voir les articles marqués comme privés |
Contrôle d'accès
| Permission | Ce que cela permet |
|---|---|
| Voir les permissions | Voir qui a accès et ce qu'il peut faire |
| Gérer les permissions | Accorder ou révoquer l'accès d'autres personnes |
Assistants IA
| Permission | Ce que cela permet |
|---|---|
| Utiliser les assistants IA | Permettre aux assistants IA connectés à leur compte d'accéder à cette collection, dans les limites de ce qu'ils peuvent déjà faire |
Cette option est désactivée par défaut pour tout le monde, et aucune autre permission ne l'active. Elle permet uniquement aux assistants d'accéder à la collection : un assistant ne peut faire que ce que la personne elle-même peut faire. Ainsi, une personne ayant un accès en lecture seule aura un assistant en lecture seule. Sans cette permission, leurs assistants ne peuvent pas voir la collection du tout, même s'ils peuvent modifier les objets manuellement. Vous n'avez jamais besoin de cette permission pour vos propres collections.
Étiquettes d'accès
Dans la liste des collaborateurs, l'accès de chaque personne est résumé par une étiquette basée sur ce qu'elle peut faire. Il ne s'agit que d'un résumé, et non d'un rôle enregistré :
| Étiquette | Signifie approximativement |
|---|---|
| Consultant | Peut consulter, mais ne peut rien modifier |
| Contributeur | Peut ajouter des objets ou des articles, ou restaurer à partir de la corbeille |
| Éditeur | Peut modifier ou supprimer des objets, ou gérer les champs et les paramètres |
| Administrateur | Peut également gérer les permissions des autres personnes |
| Propriétaire | Contrôle total ; ne peut pas être modifié |
Accorder l'accès
- Ouvrez la collection et accédez à Paramètres de la collection → Permissions.
- Cliquez sur Donner l'accès à quelqu'un.
- Recherchez l'utilisateur par son nom d'utilisateur.
- Activez les permissions que vous souhaitez accorder. Les modifications sont enregistrées au fur et à mesure que vous les activez.
- Cliquez sur Terminé.
Gérer et révoquer l'accès
Dans Paramètres de la collection → Permissions, vous voyez toutes les personnes ayant accès et un résumé de leurs permissions. À partir de là, vous pouvez :
- Modifier l'accès pour changer les permissions d'une personne.
- Supprimer l'accès pour révoquer tout l'accès.
WARNING
Les modifications prennent effet immédiatement. Une personne dont vous avez révoqué l'accès ne peut plus consulter ni modifier la collection (sauf si elle est publique ou non répertoriée).