Permisos y Colaboración
Puedes compartir el acceso a tus colecciones con otros usuarios, permitiéndoles ver o contribuir a tu colección. El acceso se otorga como un conjunto de permisos individuales que puedes activar y desactivar, no como un rol fijo único.
¿Por qué otorgar acceso?
- Permite que los miembros de la familia ayuden a catalogar una colección compartida.
- Colabora con un compañero en un proyecto de colección conjunto.
- Da a un investigador o archivero acceso para documentar artículos.
- Comparte una colección privada con personas específicas de confianza sin hacerla pública.
Los permisos
Los permisos se organizan en grupos. Puedes otorgar cualquier combinación.
Artículos
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Crear artículos | Agregar nuevos artículos a la colección |
| Editar artículos | Modificar artículos existentes |
| Eliminar artículos | Mover artículos a la papelera de reciclaje |
| Ver artículos privados | Ver artículos marcados como privados |
Papelera de reciclaje
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Ver papelera de reciclaje | Ver artículos eliminados |
| Restaurar artículos | Restaurar artículos desde la papelera de reciclaje |
| Eliminar permanentemente | Eliminar permanentemente artículos (no se puede deshacer) |
Activar Restaurar artículos o Eliminar permanentemente también activa Ver papelera de reciclaje.
Colección
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Administrar campos | Agregar, editar o eliminar campos personalizados |
| Administrar configuraciones | Editar el nombre, la descripción, la privacidad y las imágenes de la colección |
| Ver colección privada | Acceder a la colección incluso cuando está configurada como Privada |
Eliminar la colección es solo para el propietario y nunca se puede otorgar.
Publicaciones
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Crear publicaciones | Escribir publicaciones en la colección |
| Eliminar publicaciones | Eliminar publicaciones |
| Ver publicaciones privadas | Ver publicaciones marcadas como privadas |
Control de acceso
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Ver permisos | Ver quién tiene acceso y qué puede hacer |
| Administrar permisos | Otorgar o revocar el acceso de otras personas |
Asistentes de IA
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Usar asistentes de IA | Permitir que los asistentes de IA conectados a su cuenta accedan a esta colección, limitado a lo que ya pueden hacer |
Esto está desactivado de forma predeterminada para todos, y ningún otro permiso lo activa. Solo permite que sus asistentes entren: un asistente puede hacer no más de lo que la persona puede hacer por sí misma, por lo que alguien con acceso de solo lectura obtiene un asistente de solo lectura. Sin él, sus asistentes no pueden ver la colección en absoluto, incluso si pueden editar los artículos manualmente. Nunca lo necesitas para tus propias colecciones.
Etiquetas de acceso
En la lista de colaboradores, el acceso de cada persona se resume con una etiqueta basada en lo que puede hacer. Estos son solo un resumen, no un rol almacenado:
| Etiqueta | Aproximadamente significa |
|---|---|
| Visualizador | Puede ver, pero no cambiar nada |
| Colaborador | Puede agregar artículos o publicaciones, o restaurar desde la papelera de reciclaje |
| Editor | Puede editar o eliminar artículos, o administrar campos y configuraciones |
| Administrador | También puede administrar los permisos de otras personas |
| Propietario | Control total; no se puede cambiar |
Otorgar acceso
- Abre la colección y ve a Configuración de la colección → Permisos.
- Haz clic en Dar acceso a alguien.
- Busca el usuario por nombre de usuario.
- Activa los permisos que deseas otorgar. Los cambios se guardan a medida que los activas.
- Haz clic en Listo.
Administrar y revocar acceso
En Configuración de la colección → Permisos puedes ver a todos los que tienen acceso y un resumen de sus permisos. Desde allí puedes:
- Editar acceso para cambiar qué permisos tiene alguien.
- Eliminar acceso para revocar todo a la vez.
WARNING
Los cambios surten efecto de inmediato. Alguien cuyo acceso elimines ya no podrá ver ni editar la colección (a menos que sea pública o no esté listada).