Berechtigungen & Zusammenarbeit
Sie können anderen Benutzern Zugriff auf Ihre Sammlungen gewähren, damit diese Ihre Sammlung einsehen oder bearbeiten können. Der Zugriff wird als eine Reihe von einzelnen Berechtigungen gewährt, die Sie ein- und ausschalten können, und nicht als eine einzelne, feste Rolle.
Warum Zugriff gewähren?
- Ermöglichen Sie Familienmitgliedern, bei der Katalogisierung einer gemeinsamen Sammlung zu helfen.
- Arbeiten Sie mit einem Partner an einem gemeinsamen Sammelprojekt zusammen.
- Gewähren Sie einem Forscher oder Archivisten Zugriff auf Dokumente.
- Teilen Sie eine eingeschränkte Sammlung mit bestimmten, vertrauenswürdigen Personen, ohne sie öffentlich zu machen.
Die Berechtigungen
Berechtigungen sind in Gruppen organisiert. Sie können jede beliebige Kombination gewähren.
Objekte
| Berechtigung | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Objekte erstellen | Neue Objekte zur Sammlung hinzufügen |
| Objekte bearbeiten | Bestehende Objekte ändern |
| Objekte löschen | Objekte in den Papierkorb verschieben |
| Private Objekte ansehen | Objekte ansehen, die als privat markiert sind |
Papierkorb
| Berechtigung | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Papierkorb ansehen | Gelöschte Objekte ansehen |
| Objekte wiederherstellen | Objekte aus dem Papierkorb wiederherstellen |
| Permanent löschen | Objekte dauerhaft entfernen (kann nicht rückgängig gemacht werden) |
Das Aktivieren von Objekte wiederherstellen oder Permanent löschen aktiviert auch Papierkorb ansehen.
Sammlung
| Berechtigung | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Felder verwalten | Benutzerdefinierte Felder hinzufügen, bearbeiten oder entfernen |
| Einstellungen verwalten | Name, Beschreibung, Datenschutz und Bilder der Sammlung bearbeiten |
| Private Sammlung ansehen | Auf die Sammlung zugreifen, auch wenn sie als privat eingestellt ist |
Das Löschen der Sammlung ist nur für den Eigentümer möglich und kann niemals gewährt werden.
Beiträge
| Berechtigung | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Beiträge erstellen | Beiträge zur Sammlung schreiben |
| Beiträge löschen | Beiträge löschen |
| Private Beiträge ansehen | Beiträge ansehen, die als privat markiert sind |
Zugriffskontrolle
| Berechtigung | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Berechtigungen ansehen | Sehen, wer Zugriff hat und was er tun darf |
| Berechtigungen verwalten | Zugriff für andere Personen gewähren oder widerrufen |
KI-Assistenten
| Berechtigung | Was sie erlaubt |
|---|---|
| KI-Assistenten verwenden | KI-Assistenten, die mit ihrem Konto verbunden sind, Zugriff auf diese Sammlung gewähren, begrenzt auf das, was sie bereits tun können |
Diese Option ist standardmäßig für alle deaktiviert, und keine andere Berechtigung aktiviert sie. Sie erlaubt nur den Zugriff ihrer Assistenten: Ein Assistent kann nicht mehr tun, als die Person selbst. Eine Person mit Nur-Anzeigeberechtigung erhält also einen Assistenten mit Nur-Lese-Rechten. Ohne diese Option können ihre Assistenten die Sammlung überhaupt nicht sehen, selbst wenn sie Objekte manuell bearbeiten können. Sie benötigen diese Option nicht für Ihre eigenen Sammlungen.
Zugriffsbereiche
Auf der Liste der Mitarbeiter wird der Zugriff jeder Person anhand dessen zusammengefasst, was sie tun können. Dies sind nur Zusammenfassungen, keine gespeicherten Rollen:
| Bezeichnung | Bedeutet ungefähr |
|---|---|
| Betrachter | Kann ansehen, aber nichts ändern |
| Mitarbeiter | Kann Objekte oder Beiträge hinzufügen oder Objekte aus dem Papierkorb wiederherstellen |
| Bearbeiter | Kann Objekte bearbeiten oder löschen oder Felder und Einstellungen verwalten |
| Administrator | Kann auch die Berechtigungen anderer Personen verwalten |
| Eigentümer | Volle Kontrolle; kann nicht geändert werden |
Zugriff gewähren
- Öffnen Sie die Sammlung und gehen Sie zu Sammlungseinstellungen → Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Jemandem Zugriff gewähren.
- Suchen Sie den Benutzer nach Benutzernamen.
- Aktivieren Sie die Berechtigungen, die Sie gewähren möchten. Änderungen werden gespeichert, sobald Sie sie aktivieren.
- Klicken Sie auf Fertig.
Zugriff verwalten und widerrufen
In Sammlungseinstellungen → Berechtigungen sehen Sie alle Personen mit Zugriff und eine Zusammenfassung ihrer Berechtigungen. Von dort aus können Sie:
- Zugriff bearbeiten, um zu ändern, welche Berechtigungen eine Person hat.
- Zugriff entfernen, um alles auf einmal zu widerrufen.
WARNING
Änderungen werden sofort wirksam. Eine Person, deren Zugriff Sie widerrufen, kann die Sammlung nicht mehr ansehen oder bearbeiten (es sei denn, sie ist öffentlich oder nicht gelistet).