Permisos y Colaboración
Puedes compartir el acceso a tus colecciones con otros usuarios, permitiéndoles ver o contribuir a tu colección. El acceso se concede como un conjunto de permisos individuales que puedes activar y desactivar, no como un único rol fijo.
¿Por qué conceder acceso?
- Permite que los miembros de la familia ayuden a catalogar una colección compartida.
- Colabora con un compañero en un proyecto de colección conjunto.
- Da a un investigador o archivero acceso para documentar elementos.
- Comparte una colección privada con personas específicas de confianza sin hacerla pública.
Los permisos
Los permisos se organizan en grupos. Puedes conceder cualquier combinación.
Elementos
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Crear Elementos | Añadir nuevos elementos a la colección |
| Editar Elementos | Modificar elementos existentes |
| Eliminar Elementos | Mover elementos a la papelera de reciclaje |
| Ver Elementos Privados | Ver elementos marcados como privados |
Papelera de reciclaje
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Ver Papelera de reciclaje | Ver elementos eliminados |
| Restaurar Elementos | Restaurar elementos desde la papelera de reciclaje |
| Eliminar Permanentemente | Eliminar elementos permanentemente (no se puede deshacer) |
Activar Restaurar Elementos o Eliminar Permanentemente también activa Ver Papelera de reciclaje.
Colección
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Gestionar Campos | Añadir, editar o eliminar campos personalizados |
| Gestionar Configuración | Editar el nombre, la descripción, la privacidad y las imágenes de la colección |
| Ver Colección Privada | Acceder a la colección incluso cuando está configurada como Privada |
Eliminar la colección es solo para el propietario y nunca se puede conceder.
Publicaciones
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Crear Publicaciones | Escribir publicaciones en la colección |
| Eliminar Publicaciones | Eliminar publicaciones |
| Ver Publicaciones Privadas | Ver publicaciones marcadas como privadas |
Control de acceso
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Ver Permisos | Ver quién tiene acceso y qué puede hacer |
| Gestionar Permisos | Conceder o revocar el acceso de otras personas |
Asistentes de IA
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Usar Asistentes de IA | Permitir que los asistentes de IA conectados a su cuenta accedan a esta colección, limitado a lo que ya pueden hacer |
Esto está desactivado para todos de forma predeterminada, y ningún otro permiso lo activa. Solo permite que sus asistentes entren: un asistente puede hacer no más de lo que la persona puede hacer por sí misma, por lo que alguien con acceso de solo lectura tiene un asistente de solo lectura. Sin él, sus asistentes no pueden ver la colección en absoluto, incluso si pueden editar elementos manualmente. Nunca lo necesitas para tus propias colecciones.
Etiquetas de acceso
En la lista de colaboradores, el acceso de cada persona se resume con una etiqueta basada en lo que puede hacer. Estos son solo un resumen, no un rol almacenado:
| Etiqueta | Aproximadamente significa |
|---|---|
| Visualizador | Puede ver, pero no cambiar nada |
| Colaborador | Puede añadir elementos o publicaciones, o restaurar desde la papelera de reciclaje |
| Editor | Puede editar o eliminar elementos, o gestionar campos y configuraciones |
| Administrador | También puede gestionar los permisos de otras personas |
| Propietario | Control total; no se puede cambiar |
Conceder acceso
- Abre la colección y ve a Configuración de la colección → Permisos.
- Haz clic en Dar acceso a alguien.
- Busca el usuario por nombre de usuario.
- Activa los permisos que deseas conceder. Los cambios se guardan a medida que los activas.
- Haz clic en Listo.
Gestionar y revocar acceso
En Configuración de la colección → Permisos puedes ver a todos los que tienen acceso y un resumen de sus permisos. Desde allí puedes:
- Editar el acceso para cambiar qué permisos tiene alguien.
- Eliminar el acceso para revocar todo a la vez.
WARNING
Los cambios se aplican inmediatamente. Una persona cuyo acceso hayas revocado ya no puede ver ni editar la colección (a menos que sea pública o no esté listada).